Mise en place d'un contrat d'exploitation : quelles sont les étapes clés ?

Étape 1 : la collecte des données

La première étape consiste en la collecte d’un maximum de données techniques, énergétiques et sur les usages des bâtiments. Cette collecte des données peut se réaliser selon divers axes pouvant prendre les formes suivantes :

· Au travers d’échanges avec le maître d’ouvrage (MOA), ce dernier pourra être questionné afin de définir ses besoins :

o Le périmètre envisagé (géographique et technique)

o Souhaite-t-il avoir la maîtrise de la fourniture d’énergie ?

o Souhaite-t-il avoir une garantie totale sur ses installations ?

o Quelle est la durée du marché envisagé ?

o …

L’analyse des contrats existants, des factures énergétiques et tous documents permettant une meilleure connaissance des besoins du bâtiment et les usages. Cela permettra de calibrer au mieux les objectifs de demain.

Le MOA fait part de ses futurs projets et de ses objectifs. Ces informations permettront d’orienter les futurs investissements devant être inclus dans le contrat, en cohérence avec le plan stratégique du MOA.

Étape 2 : l'analyse patrimoniale

La seconde étape est l’analyse patrimoniale. Elle consiste à effectuer un diagnostic complet des installations et du bâtiment afin de mieux comprendre les éléments structurants, les points forts et les faiblesses de l'infrastructure existante. Cette analyse fournit un état des lieux détaillé permettant de dresser un inventaire des installations (chauffage, climatisation, ventilation, etc), d'identifier les équipements vétustes et d’évaluer les besoins de maintenance ou de modernisation.

L’objectif est de disposer d’une vision objective de l’état du patrimoine bâti et de la durée de vie résiduelle des équipements, ce qui permettra d’orienter les décisions stratégiques ultérieures. Ce diagnostic prend en compte :

• Les installations techniques (chauffage, ventilation, climatisation) ;
• La performance énergétique actuelle (y compris les consommations énergétiques des dernières années) ;
• Les priorités de rénovation ou de modernisation des installations techniques en lien avec le plan stratégique patrimonial, si des rénovations sont prévues à moyen ou long terme.

En fonction des résultats de cet audit, il est nécessaire de réaliser une cartographie de l’état des équipements à un instant T et de se projeter sur 20 ans. Ces données doivent également être croisées avec l’évolution du patrimoine définie par la maîtrise d’ouvrage.

Les objectifs seront de :

· Établir un prévisionnel des dépenses consolidées : prévoir les coûts de maintenance, de réparation ou de remplacement des équipements vieillissants.

· Définir les pics d’investissement requis pour la mise en conformité, le renouvellement des installations et les éventuelles améliorations techniques. Cela permettra de définir la durée du futur contrat afin de lisser les investissements.

À l’issue de cette étape, il est nécessaire d’avoir une vision claire de l’investissement dans les prochaines années du cadre du contrat d’exploitation. Par exemple, intégrer les rénovations déjà prévues sur certaines installations peut permettre d’adapter le contrat à la stratégie retenue, en favorisant des accords adaptés aux périodes de transition.

Étape 3 : le montage du marché

Une fois l’analyse patrimoniale réalisée, la troisième étape consiste à réaliser le montage du marché d’exploitation. Ce montage se divise en plusieurs phases clés, de la définition des besoins du MOA jusqu’à la structuration des contrats d’exploitation.

· Cibler les besoins du MOA

Les échanges avec le MOA sont une phase primordiale pour cerner les attentes précises et clarifier les responsabilités de gestion, notamment en ce qui concerne l’énergie. Ces rencontres permettent de déterminer entre autres :

• La responsabilité de la fourniture d’énergie ;
• Le périmètre géographique et technique ;
• Le niveau de maintenance attendu ;
• Les priorités d’exploitation en lien avec la satisfaction des usagers (niveau de confort thermique, disponibilité des équipements) ; le niveau de performance énergétique attendu.

Le choix du type de contrat d’exploitation

Selon les besoins du MOA et les objectifs d'exploitation, différents types de contrats peuvent être proposés.

• La prestation forfaitaire (PF)

Si le MOA souhaite conserver la gestion de l’énergie, un contrat d’exploitation simple ou PF est mis en place. Ce contrat englobe l’entretien et la maintenance sans inclure la fourniture d’énergie, laissant le choix au MOA de son fournisseur.

Dans le cas où le MOA délègue la fourniture d’énergie à l’exploitant, d’autres contrats peuvent être envisagés :  

• Le marché forfaitaire (MF)

Le MF engage l'exploitant à fournir une quantité définie d'énergie pour un montant fixe. Dans ce type de contrat, l’exploitant est motivé à optimiser ses coûts énergétiques pour maximiser sa rentabilité. Cependant, dans les bâtiments nécessitant des rénovations énergétiques, un marché forfaitaire pourrait être moins pertinent, car le MOA ne bénéficie pas des économies d’énergie potentielles issues de travaux de réhabilitation. Julien Verdier précise qu'"il s’agit d’un marché opaque puisque la gestion de l’énergie est totalement forfaitaire".

• Le marché température (MT)

Dans un MT, l’exploitant s’engage à maintenir une température prédéfinie dans le bâtiment, avec un prix de l’énergie forfaitaire réajusté selon la rigueur hivernale (plus l’hiver est froid, plus les coûts peuvent augmenter). "Ce type de marché doit être lié à des objectifs de performance afin de permettre au MOA d’avoir un suivi des consommations", explique Julien Verdier. 

• Combustibles prestation (CP)

Dans ce type de contrat, le MOA reste propriétaire du combustible. Il paye ce qu’il consomme, ce qui permet d’avoir une transparence sur les consommations et le coût de fourniture de l’énergie. Au regard du mode de facturation de l’énergie, toute action visant à réduire les besoins impactera directement la facture énergétique. Toutefois, afin d’inciter à l’optimisation et à la performance des installations, ce type de contrat doit être lié à des objectifs de performance énergétique.

• Le marché de comptage (MC)

Le MC est un modèle dans lequel les paiements sont déterminés selon les données de consommation enregistrées par des compteurs d’énergie. "Ces compteurs sont placés en sortie de générateurs. La facturation de l’énergie se fera alors sur les besoins réels du bâtiment hors rendement des installations de production. Ce montage incite donc à l’optimisation des installations de production afin d’obtenir les meilleurs rendements", selon Julien Verdier.

"Dans ce type de marché, seules les actions visant à réduire les besoins réalisés en aval des compteurs auront un impact sur la facture énergétique. Les optimisations des équipements de production n’auront pas d’impact sur la facture énergétique", ajoute le spécialiste.

L’ensemble de ces contrats doivent nécessairement intégrer plusieurs clauses incitant à optimiser les installations afin d’atteindre les objectifs de performance globale et encadrer la gestion financière des marchés.

La mise en place d’un contrat d’exploitation de bâtiment nécessite une préparation rigoureuse et une prise en compte des attentes du MOA en passant par l’analyse patrimoniale, le montage des dossiers d’exploitation puis le choix d’un contrat adapté. Il est possible de garantir une gestion efficace des ressources énergétiques tout en maintenant un niveau de service optimal.